L’ère du numérique a apporté son lot de changements dans beaucoup de domaines et notamment dans celui de l’industrie et des process. L’apparition d’outils permettant la gestion des ressources humaines a notamment révolutionné ce secteur. On parle de gestion de la maintenance assistée par ordinateur connu sous la contraction GMAO voire d’application collaborative pour les services.

Il existe désormais une multitude d’outils de GMAO proposant un grand nombre de services pour divers secteurs d’activités. Le choix de cet outil est le plus souvent un casse-tête pour les entreprises. En effet, il faut pouvoir choisir parmi un répertoire grandissant de solutions souvent similaires qui ne correspondent pas toujours à nos besoins.

Afin d’y voir un peu plus clair, voici quelques informations sur ce que doit contenir un logiciel de GMAO permettant de faciliter au quotidien le travail de vos équipes et de vous éviter des dépenses inutiles.

La gestion de vos équipements

Tout d’abord, cet outil doit être capable de prendre en compte tous les équipements présents sur votre site. Il faut pouvoir les répertorier et les localiser de façon simple et efficace. En effet, chaque équipement doit être attribué dans un premier temps à un certain type (est-il utilisé pour de la production, du stockage, de la climatisation…) et ensuite en sous-catégorie selon la nature de l’équipement.

Ce référencement permet par la suite un gain de temps considérable pour vos équipes. Il est nécessaire de pouvoir joindre une documentation spécifique pour chaque équipement telles que la documentation fournisseur et toutes les autres informations nécessaires.

Il faut toutefois faire attention à la complexité du logiciel. Les logiciels conçus par des ingénieurs souhaitant absolument tout détailler finissent généralement par être utilisés à 10% de leur capacité et à repousser des utilisateurs. Penchez plutôt pour un outil simple de prise en main afin qu’il soit rapidement utilisé par tous.

La gestion de votre maintenance quotidienne et future

C’est un des aspects les plus importants dans le choix de votre solution. L’utilisation au quotidien de la solution doit permettre de faciliter au maximum la gestion des équipes de maintenance. La mise en place de du logiciel doit permettre une stratégie de maintenance curative, préventive voire prédictive.

Vous devez pouvoir suivre les interventions passées, en cours et à venir ainsi que mettre en place des plans de maintenance préventive qui vous permettront d’avoir un suivi continu de l’état de vos équipements. Ce service doit aussi permettre de paramétrer des seuils d’état de fonctionnement permettant de déclencher ou non une intervention de maintenance.

Le secret d’un suivi de maintenance réussi passe par la traçabilité de chaque opération et la capacité à mettre des actions en place à partir d'indicateurs d’analyse de la performance.

La gestion de vos achats ou des devis

D’une part, un logiciel de GMAO doit permettre à votre entreprise d’économiser de l’argent à l’aide d’un système vous permettant de prendre en charge les conditions d’achats de vos différents fournisseurs et ainsi de vous proposer une comparaison des différentes offres.

D’autre part, vous devez pouvoir être apte à suivre toutes vos demandes d’achat afin que vos équipes puissent se repérer facilement sur l’état de celles-ci et y retrouver les différentes factures.

Option : La gestion de vos stocks

Une partie de votre outil doit pouvoir suivre la quantité de produit qui rentre et qui sort de votre magasin, les pièces stockées pour la maintenance du site et les quantités nécessaires pour réapprovisionner votre magasin.

Avec les progrès des chaînes logistiques, la criticité des approvisionnements et de la gestion des stocks à diminuer. Le volume de stock reste important dans l’industrie mais sera moins critique pour une gestion immobilière.

La gestion du personnel

Pour optimiser la charge de travail de vos équipes, il faut pouvoir à travers un outil de planification le planning de vos équipes et aussi le planning prévisionnel des interventions.

Ce service permet ainsi de connaître le temps à passer par vos équipes sur chaque intervention et par conséquent allouer aux mieux les tâches à faire selon le temps à y consacrer et leur localisation. Quand on voit le temps de déplacement que peut faire un technicien, on constate le potentiel pour optimiser la productivité des équipes tout en réduisant les dépenses liées à la maintenance.

Les indicateurs de performance

Le suivi des différentes composantes citées précédemment doit pouvoir être suivi en temps réel à l’aide d’un tableau de bord permettant un retour sur performance et d’autres indicateurs permettant de savoir à vos équipes en un coup d'œil les actions à mener.

La plupart des gestionnaires sont habitués au pdf mensuel ou trimestriel. Toutefois, de nouvelles alternatives existent avec des indicateurs en temps réel, des tableaux dynamiques et la capacité à extraire des données à tout moment.

Les fonctionnalités techniques de l’outil

Pour bien choisir sa GMAO, voici des fonctionnalités à garder à l’esprit pour distinguer une bonne plateforme parmi tous les logiciels sur le marché.

  • La sécurité
    Des données sensibles peuvent être stockées dans certains logiciels telles que des données bancaires, des coordonnées de fournisseurs et de clients et bien d’autres choses. Afin que ces données ne puissent pas tomber entre de mauvaises mains, la garantie de la protection des données doit être assurée par le fournisseur de votre logiciel de GMAO.
  • Multi-plateforme
    L’utilisation des smartphones permet aux équipes de techniciens une meilleure mobilité au sein de votre entreprise,c’est pourquoi il est primordial que votre logiciel de GMAO comprenne une application téléchargeable sous Android et IOS. Vos équipes pourront ainsi retrouver toutes les informations nécessaires pour réaliser leurs interventions et directement indiquer le compte-rendu de ces dernières. D’après les retours d'expériences Urbest, la mobilité apporte 18-20% de productivité soit environ une heure par jour pour un technicien.
  • L'interopérabilité
    L’apparition des APIs pour Application Programming Interface permet à des systèmes informatiques d’importer ou d’exporter des données. Cette capacité à collaborer change la donne car auparavant, la règle était d’avoir un mega logiciel type IBM pour tout couvrir mais finalement peu utilisé en pratique tandis que désormais, plusieurs solutions peuvent se combiner pour remplir un besoin complet.
    Dans l’immobilier par exemple, il est possible de combiner des systèmes collaboratif d’intervention avec d’autres outils de suivi de consommation énergétique et d’ajouter des objets connectés. Toutes ces informations peuvent ensuite remonter dans une de ces plateformes ou un tableau de bord qui pourra compiler des données de loyers, d’équipements, de réactivité...
  • Intégration, maintenance, formation et déploiement
    Combien de personnes n’ont pas été déçu par une solution informatique à cause d’un déploiement qui n’en finit pas, de coût d’intégration qui dérape ou d’adoption pénible pour les utilisateurs.
    Souvent, ces indicateurs de maintenance, formation et d’intégration sont oubliés de l’équation au moment de choisir. Et pourtant, cela cache énormément de temps humain à travers les journées de formation, le temps de paramétrage, les mises à jours, les coûts de maintenance additionnels. Attention au (mauvais) Kinder surprise!
  • Service Client
    Le SAV et la capacité à discuter avec votre fournisseur de plateforme est important. Est-ce que votre fournisseur vous traite comme un mouton à tondre ou bien comme un partenaire à faire grandir? Les besoins métiers évoluent tous les ans, c’est pourquoi votre capacité à avoir un partenaire qui grandit et développe sa solution dans la même direction que vous est important.
    Les éditeurs de logiciel auront des bonnes idées et vous aussi. Privilégiez des solutions qui vous donnent la parole pour que vos intérêts restent alignés le plus longtemps possible.

Chez Urbest, nous considérons nos utilisateurs comme des partenaires que nous devons aider à faire croître ou accompagner pour rendre un meilleur service à leurs clients.Si cela vous inspire, nous serons ravis d’en discuter et vous pouvez réserver votre démo ici.

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