5 façons de réduire les coûts grâce à un logiciel de Facility Management

Depuis que les civilisations existent, les propriétés doivent être gérées. Quelques innovations sont apparues comme le passage d'archives physiques aux archives numériques - mais il n'y a pas de raison de s'arrêter à cela.

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Avez vous déjà pensé à un logiciel de GMAO pour la gestion de vos biens? Bureaux, hôtels, résidences, infrastructure … Peu importe le secteur dans lequel vous êtes, il y a des gains rapides à la clé en automatisant et adaptant une solution à vos besoins.

Si vous avez cliqué sur cet article, il y a des chances qu'un élément en particulier dicte la transformation : l'argent. Cela peut se traduire par la facilité de paiement pour récupérer des fonds, par des techniques de réductions de coûts ou encore par la capacité à créer des revenus additionnels. La beauté d'un logiciel de gestion du Facility Management est que les trois sont possibles en même temps.

Comment? Voici 6 idées innovantes pour réduire vos coûts:

1. Améliorer la gestion du temps

En simplifiant la gestion de la charge de travail des équipes de services et de aintenance, vous ouvrez un champ nouveau d'opportunités. Naturellement,  ces opportunités ne seront pas identique d'une organisation à l'autre mais voici les gains les plsu communs:

  • La vitesse est la réactivité a un impact positif sur la réputation de votre service et la satisfaction client.
  • Les tâches chronophages et administratives peuvent être automatisées libérant du temps pour de nouveaux services ou une meilleure réactivité.
  • Le retour sur investissement est de l'ordre de 15% de temps gagné monétisable sur de nouveaux services ou un service identique en affectant moins de ressources.
  • Votre équipe peut passer du temps pour faire croître l'activité au lieu de simplement maintenir le quotidien tel qu'il est.
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Le temps est une des  valeurs les plus précieuses, et c'est particulièrement le cas dans la gestion immobilière. Ne perdez pas votre temps sur des tâches basiques alors que des GMAO peuvent le faire pour vous plus vite et mieux.

2. Eliminer les temps d'arrêt ou d'interruption

Les humains ont besoin de sommeil et ont d'autres activités en dehors de leurs travail. Un logiciel de facility management ne changera pas cette réalité mais peut être utile pour atténuer les limites humaines de réactivité et disponibilité.

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Certaines industries comme les applications mobiles peuvent opérer à distance 24/24 avec des équipes couvrant tous les fuseaux horaires. Cela étant, beaucoup d'équipe de gestion n'ont pas ce luxe. Des rendez-vous physiques sont régulièrement nécessaire pour maintenir le contact avec les équipes ou les clients.

Donc vous pouvez améliorez vos heures d'indisponibilités en mettant à disposition un logiciel qui permettra d'être réactif vis-à-vis de vos clients en attendant qu'une personne de votre équipe puisse poursuivre le service demandé.

C'est l'une des meilleures stratégies à effectuer car vous ne sacrifiez rien et vous utilisez du temps disponible qui était jusqu'alors impossible à matérialiser.

3. Utiliser les données pour son budget

Pour faire croître une activité, il faut des données et un budget. Sans logiciel, les principaux facteurs utilisés sont les suivants :

  • Les tendances remarquées.
  • L'ère du temps ou ce qui semble être à la mode.
  • La croissance passée.
  • Les tendances de l'industrie.

Et ça ne devrait pas changer, seulement être amélioré  - avec des données.

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En ayant une base de données qui centralise les informations opérationnelles de vos biens, vosu pouvez détecter des motifs et tendances de la part de vos utilisateurs. Vous pouvez ensuite utiliser ces corrélations et informations pour ajuster votre budget, gérer votre performance et définir de nouveaux objectifs.

4. Améliorer la gestion technique

Les biens immobiliers sont l'élément vital de votre activité, ils méritent d'être améliorés en permanence. Investissez dans un logiciel efficace de gestion technique dès maintenance et gagner beaucoup de temps et d'energie dans la durée.

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Les meilleurs  logiciels de gestion technique le font en impactant trois profils clés de plusieurs façons.

Le gestionnaire de patrimoine peut visualiser en un coup d'oeil l'ensemble de l'activité passé et à venir ainsi que des analyes opérationnelles en temps réel ciblées sur ce qui l'intéresse.

Le responsable d'équipe suit, affecte et décide de l'organisation du travail. Il peut communiquer facilement avec ses utilisateurs pour clarifier les actions à mener.

Les intervenants disposent d'interfaces ergonomique pour suivre leurs missions à réaliser. Ils peuvent facilement mettre à jour, commenter et produisent des données automatiquement en se servant de l'interface. Leurs rapports sont automatisés directement par le logiciel.

Au final, cela crée un  système top-down fluide pour la gestion technique et les services. les économies apparaissent de deux façons

1) Les petits coûts cumulés sont réduits (tel qu'un prestataire attendant une information, un reporting tardif...).

2) Les côuts potentiels élevés sont atténués ( la manque de réactivité qui engendrent des coûts supplémentaires pour un dégat des eaux... sera réduit grâce à une communication plus rapide vers les experts, propriétaires, assureurs... ).

5. Des coûts administratifs réduits

Nous l'avons rapidement mentionné plus haut mais la réduction de coûts administraif mérite un point à lui tout seul.

Prenons quelques exemples d'améliorations :

  • Moins de temps d'attente
  • Moins d'intermédiaire nécessaire
  • Un reporting instantané
  • Une première couche d'analyses automatisées

Les données sont plus fiables et plus facilement utilisables pour des plans d'actions.

Il faut voir la solution logiciel comme un membre additionel de votre équipe et c'est facile de comprendre pourquoi cela a autant de valeur. A retenir - un logiciel de supervision et du personnel travaillent en tandem, pas l'un sans l'autre. La meilleure solution est toujours un mix humain et logiciel.

Prochaines étapes?

J'espère que vous avez maintenant vu les avantages de l'intégration d'un logiciel de facility management dans votre modèle opérationnel. Toute entreprise qui cherche à réaliser une transformation numérique doit tenir compte de tous les points ci-dessus, car ce n'est pas un choix facile.

C'est une étape franchie dans la bonne direction. Avec tout changement, de nouveaux coûts surgiront, des imprévisibilités se manifesteront. Les récompenses se retrouveront à travers une série de changement.

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